Em termos simples e objetivos, se sua empresa não guarda um documento contábil, corre grandes riscos de ter que pagar por uma conta novamente. Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.

Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.

Guardar Notas Fiscais, além de importante, é obrigatório

Guardar notas fiscais é de obrigatoriedade do contribuinte emitente ou destinatário. Assim, a contabilidade não tem obrigação de guardar seus documentos e tampouco a Sefaz. As empresas são obrigadas, por lei, a guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas por 5 anos.

É válido ressaltar que a NFe é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. É esse arquivo que deve ser armazenado, mantendo o formato em que foi transmitido e autorizado. Portanto, guardar somente o DANFE, isto é, a versão em .pdf do documento não é o suficiente. Aliás, o armazenamento do DANFE não é obrigatório, o documento que tem validade fiscal é o arquivo XML.

Porque é necessário armazenar por 5 anos?

Porque é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

Além da obrigatoriedade, confira outros motivos para armazenar suas notas fiscais:

Caso sua empresa guarde as notas fiscais emitidas e recebidas ela tem a segurança de não receber multas por isso. Mas, caso não o faça consequências podem ser geradas.

Por exemplo: sem a Nota Fiscal de recebimento, a empresa não pode vender bens e/ou equipamentos adquiridos, afinal, não terá o comprovante fiscal para entregar ao novo comprador. Além disso, a empresa perde seu direito a garantia de produtos adquiridos.

Documentos legais e o tempo para guardar

3 anos

• Ficha de acidentes de trabalho;
• CAGED;
• CIPA – Folhas de votação.

5 anos

• Relatórios de acidente de trabalho;
• DIRF;
• Contribuição Sindical;
• Comunicação de Dispensa de Empregado;
• CIPA.

10 anos

• Convênio Salário Educação;
• RAIS;
• Atestado médico de gestante;
• Ficha de salário maternidade.

20 anos

• PPRA.

30 anos

• Documentação relacionada ao FGTS de funcionários.

Tempo indeterminado

• Folha de pagamento dos empregados;
• Livro de registro dos empregados;
• Livros de inspeção do trabalho.

Documentos contábeis e o tempo para guardar

5 anos

• Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
• Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
• Declarações DIPJ, DCTF;
• DACONDeclaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
• Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Livros fiscais;
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Notas fiscais e recibos;
• Imposto de Renda.

Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?

• Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
• Pode sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc;
• Perde o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
• Pode sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
• Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.

Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?

Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.

Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.

Graças aos avanços da tecnologia, hoje podemos contar com soluções modernas, eficazes e muito práticas para resolver todas as questões relacionadas ao armazenamento de documentos legais e contábeis de uma empresa como, por exemplo, através de um sistema totalmente automatizado que armazena seus documentos digitalmente em servidores na nuvem.

Fonte: blog.oobj.com.br

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