Ao longo dos últimos anos, a Receita Federal criou uma série de mecanismos que otimizam o envio de dados ao órgão e evitam fraudes. Esse é o caso do Bloco X, que registra informações sobre o estoque do negócio e facilita o acompanhamento do faturamento da empresa por órgãos fiscais.

Obrigatório após a alteração do Ato COTEPE/ICMS 9/2013 para empresas que utilizam o PAF-ECF, o uso desse registro é crucial para que a empresa possa se manter operacional. Se você quer saber mais sobre o que é o Bloco X, continue a leitura deste post!

O QUE É O BLOCO X?

O Bloco X é um dos registros obrigatórios da Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Ele é integrado ao Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF), que é utilizado para transmitir informações sobre os cupons fiscais emitidos por uma empresa. Entre as informações que o Bloco X permite ao negócio enviar para a Receita Federal, temos:

• um arquivo com dados sobre o estoque mensal do estabelecimento comercial;
• um arquivo com informações referentes à Redução Z do PAF-ECF, criado diariamente e enviado em ordem sequencial ascendente.

Essas informações são enviadas para a Receita Federal automaticamente. A Redução Z é enviada assim que o arquivo é gerado, e os dados de estoque mensal, no início de cada mês. Para que isso seja possível, o negócio deve seguir uma série de regras, sendo as três principais:

1. Certificado digital

O certificado digital é um documento utilizado por empresas para proteger o envio e o recebimento de dados em meios digitais. Ele funciona como uma assinatura digital, dando validade jurídica a arquivos eletrônicos e garantindo a integridade das informações nele contidas. Assim, pessoas físicas e jurídicas podem se identificar e validar a criação de arquivos digitais com mais segurança.

2. Endereço de envio

O endereço de envio deve ser configurado no Hiper conforme as informações disponibilizadas pela Secretaria da Fazenda estadual do local em que a empresa se encontra.

3. Conexão com a internet

Para que o envio dos arquivos seja feito, a empresa deve ter uma conexão ativa com os sistemas da Secretaria da Fazenda estadual. Se não existir uma conexão ativa no momento do envio do arquivo (ou algum erro inviabilizar a transferência dos dados), a empresa poderá acumular até 10 transmissões sem sucesso.

Uma vez que esse limite seja atingido, o equipamento é bloqueado até que a conexão seja restaurada e ao menos um dos registros seja enviado com sucesso.

O BLOCO X É OBRIGATÓRIO EM QUAIS SITUAÇÕES?

Após a modificação do Ato COTEPE/ICMS 9/2013, o Bloco X passou a ser obrigatório para todas as empresas que fazem uso do PAF-ECF — e isso inclui as corporações que fizeram a escolha pelo Simples Nacional. Em geral, isso abrange as empresas dos seguintes estados:

• Alagoas;
• Amapá;
• Amazonas;
• Bahia;
• Ceará;
• Espírito Santo;
• Goiás;
• Maranhão;
• Mato Grosso do Sul;
• Minas Gerais;
• Paraíba;
• Pernambuco;
• Piauí;
• Rio de Janeiro;
• Rio Grande do Norte;
• Rondônia;
• Roraima;
• Santa Catarina;
• Tocantins.

Como o Paraná instituiu a NFC-e em substituição ao Cupom Fiscal, as empresas do estado não precisam fazer uso do Bloco X. Empresas que trabalham com a emissão de Cupons Fiscais também devem fazer uso da TEF (Transferência Eletrônica de Fundos).

POR QUE HOUVE ALTERAÇÃO NO ATO COTEPE/ICMS 09/13?

A alteração no Ato COTEPE/ICMS 09/13 foi criada para evitar fraudes e tornar o processo de registro de informações fiscais mais seguro e confiável. Ao obrigar estabelecimentos comerciais a enviarem regularmente os dados sobre o estoque mensal e as Reduções Z, os órgãos de controle contam com um novo mecanismo para controlar o regime fiscal de empresas e, com isso, evitar fraudes tributárias. Em outras palavras, as modificações tornaram a fiscalização mais eficaz e abrangente.

QUAIS SÃO AS NOVAS REGRAS?

As modificações no Ato COTEPE/ICMS 09/13 alteraram os prazos e critérios que levam à obrigatoriedade de uso dos recursos listados nos requisitos LVIII e LIX do Bloco X presentes no Anexo I do documento. As novas regras tornaram mais claras as definições de quem deve enviar o Bloco X à Receita, como esse processo deverá ser executado e os requisitos mínimos.

Os estabelecimentos comerciais que estarão enquadrados na nova regra também foram revistos. Para cada perfil de negócio, um prazo foi estabelecido, permitindo que o gestor possa se adaptar às novas regras com antecedência.

Além disso, as diretrizes para o desenvolvimento de aplicações emissoras de Cupom Fiscal também foram modificadas. Dessa forma, as empresas que trabalham com o licenciamento desse tipo de software podem criar versões atualizadas e em conformidade com as novas regras.

O QUE ISSO MUDA PARA O EMISSOR DE CUPOM FISCAL?

Para o emissor fiscal, as modificações no Ato COTEPE/ICMS 09/13 tornaram parte das suas rotinas de gestão mais complexa. A empresa deverá investir mais tempo no controle de rotinas de estoque, na validação de documentos internos e na transmissão de tais informações para órgãos governamentais. Além disso, os empreendimentos que já não estiverem alinhados às novas regras devem modificar os seus sistemas de controle para efetuar o envio dos dados.

Em longo prazo, essa modificação nas regras do Bloco X pode gerar um pequeno aumento de custos nas rotinas do negócio. No entanto, a digitalização de procedimentos torna o negócio mais eficaz, além de evitar multas e prejuízos, algo crucial para que o negócio se mantenha competitivo.

Quer saber como ficou  o TEF após as modificações no Ato COTEPE/ICMS 09/13? Entre em contato com um de nossos consultores!